NY ISO 9001 OG ISO 14001
Ny ISO 9001 og ISO 14001
 
Opdateret d. 16. juni 2016 af konsulent Anders Christian Haahr

Der er udkommet nye udgaver af de internationale standarder ISO 9001 Kvalitetsledelse og ISO 14001 Miljøledelse i sept. 2015, og der arbejdes på en erstatning for OHSAS 18001 Arbejdsmiljøledelse i form af en ny ISO 45001 ultimo 2016.
 
De bygger alle på en ny fælles struktur, som den internationale standardiseringsorganisation (ISO) har udarbejdet. Strukturen er allerede implementeret i enkelte, nyere ledelsesstandarder (f.eks. ISO 27001) og bliver fremover fælles for alle ISO-standarder, der stiller krav til ledelsessystemer. Det gør det nemmere at arbejde med og integrere opfyldelsen af de forskellige standarder i ét integreret ledelsessystem for virksomheden. 
 
De nye udgaver af ISO 9001 og ISO 14001 betyder, at alle virksomheder, der i dag opfylder disse standarder, skal revidere deres ledelsessystem(er), så de senest sept. 2018 opfylder de nye krav (bedømt ved en recertificering). Mange konverterer til de nye krav i forbindelse med deres 3-års recertificering, men det kan også gøres i forbindelse med et udvidet opfølgningsaudit (ekstra recertificering). Nye virksomheder kan stadig blive certificeret efter de gamle standarder, men skal så konvertere senest sept. 2018, så det kan ikke anbefales. 
 
Vi oplever stor interesse for ændringerne og deres betydning blandt certificerede virksomheder.

Den nye fælles struktur
 
Hidtil har ISO 14001, OHSAS 18001 og i øvrigt en række andre standarder inden for energiledelse mm haft samme struktur med fokus på ”samfundet” og ”forbedringssløjfen”, herunder krav om at have styr på drift og udvikling, opfylde myndigheds- og frivillige krav samt opsætte mindst et talbestemt forbedringsmål og en handlingsplan for opfyldelsen.
 
Kvalitetsstandarderne med ISO 9001 i spidsen har primært haft fokus på opfyldelse af kundernes krav, behov og forventninger, og da produktkvaliteten ikke skal løbende forbedres (men leve op til kundeaftaler mm) har standarden primært fokuseret på processer og procesværdi uden at dette har været særligt konkret. Der er således krav om kvalitetsmål, men ikke om forbedringer eller en handlingsplan herfor.
 
I den nye fælles struktur er der fastlagt 7 overskrifter med underpunkter (numre refererer til afsnitsnumre i den fælles struktur). Her følger en kort omtale af de nye krav:
 
  • 4. Organisationens rammer og vilkår - med nye krav til fastlæggelse af de eksterne og interne forhold, der er relevante for organisationens formål og strategiske retning, og som påvirker organisationens evne til at opnå de tilsigtede resultater med ledelsessystemet. Endvidere skal organisationen fastlægge hvilke interessenter, der er relevante for ledelsessystemet, herunder hvilke af interessenternes krav, der er relevante for ledelsessystemet og dermed bliver bindende forpligtelser f.eks. myndighedskrav. 
  • 5. Lederskab - med nye krav til ledelsen i forhold til lederskab og forpligtelse, herunder påtage sig ansvaret for ledelsessystemets effektivitet, sikre integration af kvalitetssystemets krav i organisationens forretningsprocesser, fremme anvendelse af procesorientering og risikobaseret tankegang, fremme forbedringer, sikre at ledelsessystemet fører til de tilsigtede resultater mm
  • 6. Planlægning - hvor der er nye krav om handlinger til at adressere (håndtere) risici og muligheder inden for kvalitet og miljø, sikre at ledelsessystemet fører til de tilsigtede resultater, forebygge eller reducere uønskede virkninger bl.a. gennem integration og handlinger i ledelsessystemet og gennem nødvendige processer. Desuden skal det konkret planlægges, hvordan kvalitetsmål skal nås, og ændringer i kvalitetssystemet skal gennemføres på en planlagt måde
  • 7. Støtteaktiviteter og -funktioner - med øgede krav til fastlæggelse og tildeling af ressourcer, kompetencer, organisatorisk viden, bevidsthed, fastlæggelse af behovet for intern og ekstern kommunikation samt til dokumenteret information (dokumentstyring)
  • 8. Drift - med øgede krav til styring af eksternt leverede produkter og services på baggrund af kriterier
  • 9. Præstationsevaluering – med øgede krav til, at auditprogrammet skal tage hensyn til betydning af processer og at der på baggrund af auditresultater skal foretages passende handlinger uden unødig forsinkelse. Endvidere stadig fokus på kundetilfredshed, analyser og evaluering samt udvidet ledelsens evaluering, hvor der nu også skal vurderes på eksterne leverandørers præstationer.
  • 10. Forbedring – med krav om fastlæggelse af forbedringer og implementering af handlinger for at opfylde kundekrav og forbedre kundetilfredshed. Endvidere fokus på styring af afvigelser og korrigerende handlinger samt løbende forbedringer.
 
Antallet af overskrifter er således udvidet i forhold til de tidligere standarder, men ellers er der ”genbrugt” mange af de samme krav, som i de nuværende standarder. Så hvad er nyt?


De vigtigste skærpelser i standarderne

Nogle af punkterne er helt nye krav f.eks. kravene:
 
  • 4.1 Forståelse for organisationen og dens rammer og vilkår, herunder fastlæggelse af de eksterne og interne forhold, der er relevante for organisationens formål og strategiske retning og som påvirker dens evne til at opnå de ønskede resultater af ledelsessystemet. Organisationen skal overvåge og gennemgå disse forhold. Der bliver i praksis tale om en "mini-SWOT", som bør udføres i sammenhæng med virksomhedens strategiarbejde eller i forbindelse med/som input til ledelsens evaluering
  • 4.2 Forstå interessenternes behov og forventninger, herunder at organisationen skal fastsætte interessenter relevante for ledelsessystemet og kravene (inkl. behov og forventninger) fra disse på baggrund af interessenternes reelle eller potentielle indvirkning på organisationens evne til at levere produkter og ydelser, der opfylder kunde- og myndighedskrav. På miljøområdet tales om "bindende forpligtelser" såsom kunde- og myndighedskrav. Der bliver i praksis tale om en "mini-interessentanalyse", som bør udføres i sammenhæng med virksomhedens strategiarbejde eller i forbindelse med/som input til ledelsens evaluering
  • 6.1 Handlinger til at adressere risici og muligheder - med nye krav om at identificere og fastlægge risici og muligheder bl.a. på baggrund af 4.1 og 4.2 ved planlægning af ledelsessystemet for at sikre, at ledelsessystemet kan opnå de tilsigtede resultater. Ud fra identificerede risici og muligheder skal organisationen planlægge handlinger til at forebygge eller reducere risici og udnytte muligheder samt integrere og implementere disse handlinger i ledelsessystemets processer og efterfølgende evaluere på effektiviteten af disse handlinger. Der bliver i praksis tale om udførelse af en egentlig risikoanalyse (inkl. muligheder), der på baggrund af bl.a. 4.1 og 4.2 skal beskrive relevante risici og muligheder ogt indeholde en vurdering af deres sandsynlighed og konsekvens.
 
 Andre punkter er udbygninger af de nuværende krav f.eks. kravene:
  • 5.1 Lederskab - med øgede krav til topledelsen om at udvise lederskab og forpligtelse bl.a. ved at sikre, at kvalitetssystemets krav integreres i organisationens forretningsprocesser, fremme af procesorientering og risikobaseret tankegang, sikre at ledelsessystem et fører til tilsigtede resultat, fremme forbedringer mm
  • 6.2 Mål og planlægning for at nå dem - med øgede krav om, at mål skal være målbare, tage højde for anvendelige krav, overvåges, kommunikeres og opdateres efter behov. Endvidere skal organisationen ved planlægning af målopfyldelse fastlægge, hvad der skal gøres, hvilke ressourcer, der skal bruges, hvem der skal være ansvarlige, hvornår det skal afsluttes, samt hvordan resultaterne skal kommunikeres
  • 7.4 Kommunikation - med øgede krav til, at organisationen skal etablere, implementere og vedligeholde processer nødvendige for intern og ekstern kommunikation, som er relevante for ledelsessystemet, herunder hvad den vil kommunikere, hvornår den vil kommunikere, med hvem den vil kommunikere, hvordan den vil kommunikere og hvem der kommunikerer. Når organisationen etablere sine kommunikationsprocesser vedr. miljø skal den tage højde for sine bindende forpligtelser og sikre sig, at kommunikeret information er i overensstemmelse med information inden for miljøledelsessystemet, og at den er pålidelig
  • 7.5 Dokumenteret information, som erstatter de tidligere krav vedr. dokumenter og registreringer, og hvor omfanget af information bl.a. skal afhænge af organisationens størrelse, og typen af aktiviteter, processer, produkter og ydelser samt medarbejderkompetencer.

Endvidere er der nu en række fælles termer og definitioner.


De vigtigste ændringer i ISO 9001

Nogle af de vigtigste ændringer i ISO 9001 er nævnt ovenfor, men der er også sket andre ændringer i ISO 9001:2015. Fe.sk. er termen "produkt" erattet af "produkter og ydelser", så ISO 9001 nu bedre kan anvendes af alle typer organisationer bl.a. servicevirksomheder.
 
Andre vigtige ændringer er:
  • 4.4 kvalitetsledelsessystemet og dets processer - med nye krav om at fastlægge nødvendige input og forventede output fra hver proces, tildele ansvar og beføjelser i forhold til processer, adressering af risici og muligheder jf. pkt. 6.1 mm
  • 6.3 Planlægning af ændringer - med nye krav om, at når organisationen beslutter, at der er behov for ændringer i kvalitetssystemet, skal ændringerne gennemføres på en planlagt måde. Organisationen skal herunder tage hensyn til formålet med ændringen og de potentielle konsekvenser, kvalitetsledelsessystemets integritet og ressourcers tilgængelighed.
  • 8.4 Styring af processer, produkter og ydelser leveret udefra, hvor organisationen skal sikre, at den opfylder de stillede krav bl.a. ved at fastlægge den styring, der skal anvendes for de produkter og ydelser leveret udefra, der er beregnet til at indgå i organisationens egne produkter og ydelser, eller leveres direkte til kunder fra eksterne leverandører eller udgør en proces eller delproces leveret af en ekstern leverandør. Organisationen skal således sikre, at processer leveret udefra forbliver under organisationens kontrol.  
 
Der er til gengæld udgået en række punkter i den nye ISO 9001:2015. Det gælder f.eks., at: 
  • Kvalitetssystemet ikke skal være dokumenteret (ordet ”kvalitetshåndbog” er udgået) med mindre organisationens finder det nødvendigt af hensyn til kvalitetsledelsessystemets effektivitet (pkt. 7.5.1)
  • Der skal ikke længere være dokumenterede procedurer på 6 konkrete områder – i stedet skal alle processerne være styrede – og virksomheden kan som udgangspunkt selv beslutte, om det kræver dokumenterede procedurer
  • Der skal ikke længere udpeges en ledelsesrepræsentant (er erstattet af ”topledelsen”)
  • Der skal ikke længere gennemføres forebyggende handlinger (er erstattet af kravet om risikohåndtering)
  
 
De vigtigste ændringer i ISO 14001
 
Nogle af de vigtigste ændringer i ISO 14001 er nævnt ovenfor, men der er også sket andre ændringer i ISO 14001:2015. F.eks. kravene:
  • 6.1.2 Miljøforhold - med krav om, at organisationen ud fra et livscyklusperspektiv skal fastlægge de miljøforhold ved dens aktiviteter, produkter og ydelser, den kan styre og de forhold, den kan påvirke samt de afledte miljøpåvirkninger.
  • 8.1 Driftsplanlægning og styring - med krav om, at organisationen skal styre planlagte ændringer og gennemgå konsekvenserne af utilsigtede ændringer og foretage handlinger for at mindske eventuelle negative virkninger, hvor det er nødvendigt. Desuden skal organisationen sikre, at outsourcede processer styres eller påvirkes. Arten og omfanget af den styring eller påvirkning, der skal iværksættes for processerne, skal defineres i miljøledelsessystemet. Organisationen skal i overensstemmelse med et livscyklusperspektiv;
  • a) etablere passende styring for at sikre, at miljøkravene adresseres i udviklingsprocessen for produktet eller ydelsen under hensynstagen til hver livscyklusfase
  • b) fastlægge sine miljømæssige krav til anskaffelse af produkter og ydelser, som det er passende
  • c) kommunikere sine relevante miljømæssige krav til eksterne leverandører, herunder underleverandører
  • d) overveje behovet for information om potentielle væsentlige miljøpåvirkninger i forbindelse med transport eller levering, brug, slutbehandling og endelig bortskaffelse af organisationens produkter og ydelser. 
  • 9.1 Overvågning, måling, analyse og evaluering - med krav om, at organisationen skal fastlægge, hvad der er nødvendigt at overvåge og måle, hvilke metoder der skal anvendes til passende overvågning, måling, analyse og evaluering for at sikre gyldige resultater, ud fra hvilke kriterier, organisationen vil evaluere sin miljøpræstation samt passende indikatorer, hvornår overvågning og måling skl udføres, og hvornår resultaterne fra overvågningen og målingen skal analyseres og evalueres.

   
Samlet vurdering
 
Samlet set virker ændringerne ganske fornuftige, og de vil ofte kunne opfyldes inden for rammerne af jeres eksisterende ledelsessystemer men med nødvendige forbedringer jævnfør nye og udvidede krav.
 
For begge standarder gælder de nye krav om afdækning af interne og eksterne forhold, opfyldelse af interessentbehov, - krav og -forventninger, gennemførelse af en risikoanalyse og indførelse af nødvendige foranstaltninger.
 
På miljøområdet bliver det især spændende med de nye krav om at identificere og arbejde med miljøpåvirkninger i et livscyklusperspektiv i forhold til produktudvikling, leverandørkrav mm.
 
Generelt forventer vi, at ændringerne vil gøre det nemmere at arbejde med integrerede og procesorienterede ledelsessystemer og at de vil gøre ledelsessystemerne mere strategisk understøttende, så de i højere grad understøtter virksomhedens forretningsudvikling.
 
INTERVIEW MED


Anders Chr. Haahr
Direktør, Milestone Pro ApS 
www.milestone-pro.dk

 
VI TILBYDER

Rådgivning
Vi tilbyder et uforpligtende møde for orientering, diskussion og beslutning vedr. opfyldelsen af de nye ISO-krav.
 
Vi kan også støtte jer i opfyldelsen af de nye krav, herunder f.eks. hjælpe jer med at udvikle jeres ledelsessystem til et mere strategisk ledelsessystem.
 
Artikel
Hent PDF med artiklen om 
●  Ny ISO 9001 og ISO 14001